WHU – Otto Beisheim School of Management est renommée en Allemagne pour son approche innovante et standards d’excellence académique. Avec une équipe de 13 membres dédiée aux services carrière répartis sur deux campus, WHU est devenue le premier établissement d’enseignement supérieur en Allemagne à adopter Handshake.
Dans le but de continuer à viser l’excellence en éducation et d’offrir le meilleur service possible à ses étudiants, l’université a choisi Handshake pour surmonter les inefficacités des systèmes obsolètes. Cette mise en œuvre a apporté de nombreuses améliorations, telles qu’une communication plus fluide et une meilleure visibilité sur les résultats.
Indicateurs Clés de Performance
- 1 600 interactions avec des offres d’emploi sur la plateforme depuis le lancement de Handshake
- 66 % de taux d’activation parmi tous les étudiants de WHU sur Handshake
- 55 % de taux d’ouverture des emails de WHU envoyés à leurs étudiants
Défis
Les services carrière de WHU étaient freinés par un ensemble de systèmes qui ne communiquaient pas entre eux, rendant la planification de carrière difficile pour les étudiants qui devaient utiliser différentes plateformes au quotidien. Cela n’était pas seulement chronophage mais également frustrant pour l’équipe des services carrière. « Le principal problème était la surcharge de plateformes que nous avions », explique Miriam Kraneis, Directrice du MBA Career Center. « Handshake nous a permis de tout centraliser sur une seule plateforme, rendant les choses beaucoup plus simples pour nos étudiants. »
De plus, les outils précédents manquaient de mécanismes de retour d’expérience, n’offraient ni support à l’intégration ni responsable de compte dédié, ce qui entraînait des retours défavorables de la part des étudiants. Globalement, WHU avait besoin d’une plateforme facile d’utilisation, capable de suivre les données de manière efficace.
Mise en œuvre
L'équipe services carrière WHU pendant l'implémentation
Déploiement d’une plateforme unifiée
La plateforme Handshake a été lancée auprès des 2 500 étudiants de WHU, offrant une gamme d’outils auparavant indisponibles, notamment des fonctionnalités permettant de gérer les forums de recrutement. L’accent a été mis sur l’utilisation de modules supportant les événements et les forums carrière, essentiels pour tisser des liens solides avec les entreprises partenaires.
Processus d’implémentation efficace
La transition vers Handshake s’est déroulée en douceur et de manière coordonnée, en moins de six mois. Les membres de Handshake, de l’équipe produit à l’équipe clients, ont assuré une mise en place complète à travers des visites sur site, des formations exhaustives et des appels de suivi. Pendant la mise en œuvre, les parties prenantes de WHU, issues de différents départements, ont travaillé en étroite collaboration avec les équipes de Handshake, qui ont fourni des mises à jour régulières et pris en compte les retours sur le produit.
Collaboration réactive
WHU a pleinement adopté les fonctionnalités de Handshake, utilisant la plupart des outils pour améliorer leurs opérations de manière efficace. Après l’implémentation initiale, l’équipe des services carrière a fourni des retours sur l’organisation des forums de recrutement et les processus d’intégration des recruteurs, travaillant en étroite collaboration avec l’équipe Handshake pour que la plateforme continue d’évoluer et réponde aux défis de WHU. Cette collaboration active illustre la détermination de Handshake à soutenir les écoles, en s’adaptant aux besoins spécifiques de l’enseignement supérieur européen.
Solution
Engagement renforcé des étudiants
L’adoption de Handshake a permis aux étudiants de s’inscrire à des événements, de postuler à des emplois et de contacter des employeurs via une seule plateforme. Offrir du contenu de carrière à la fois en ligne et via une application mobile répond aux attentes d’une nouvelle génération d’étudiants habitués à une expérience mobile. L’application mobile offre de nombreux avantages, notamment une communication instantanée via des notifications, une navigation intuitive et des fonctionnalités interactives qui enrichissent l’expérience utilisateur. « L’application facilite vraiment la gestion de leurs activités », note Swapon Das, coordinateur à WHU.
Outils de communication optimisés
L’adoption de Handshake a considérablement simplifié les efforts de communication de l’équipe des services carrière. La fonctionnalité de newsletter a rendu le processus plus efficace et accessible, permettant aux membres de l’équipe de créer et de gérer indépendamment leurs communications. Cela a réduit la charge de travail, amélioré le partage d’informations et renforcé l’engagement avec les étudiants et les employeurs. « Avec Handshake, n’importe quel membre de l’équipe peut créer une newsletter sans dépendre d’autres départements, ce qui simplifie grandement le processus », affirme Claudia Zawadzki.
Aperçus stratégiques basés sur les données
Grâce aux outils d’analyse détaillés, l’équipe peut désormais suivre l’efficacité de ses initiatives et planifier de manière plus stratégique. « Les données nous aident vraiment à comprendre ce qui fonctionne et ce que nous pourrions améliorer », ajoute Miriam Kraneis. La capacité à surveiller l’engagement des étudiants, la participation aux événements et les taux de candidature permet à WHU d’adapter ses services pour mieux répondre aux besoins des étudiants et améliorer les performances globales.
Résultats
Le passage à Handshake a considérablement transformé les opérations à WHU. Les processus rationalisés de la plateforme ont non seulement permis de gagner un temps considérable, mais ont également réduit le stress au sein de l’équipe des services carrière. Au-delà des gains de temps significatifs, les outils intégrés de Handshake permettent au personnel de gérer les communications de manière autonome, éliminant ainsi le besoin de dépendances inter-départementales.
La fonctionnalité de bulletin est une amélioration clé. « Désormais, nous pouvons gérer nos communications de manière beaucoup plus efficace », note Judith Kingston de l’équipe d’engagement étudiant. Miriam Kraneis souligne un autre avantage majeur : « La capacité de créer rapidement des newsletters grâce aux outils intuitifs de Handshake a été un atout considérable pour nous. »
En somme, la transition vers Handshake n’a pas seulement simplifié les opérations ; elle a renforcé la capacité de l’équipe à interagir de manière plus efficace avec les étudiants et les employeurs, créant un environnement de services carrière plus dynamique et réactif.
« Les services carrière de WHU étaient freinés par un ensemble de systèmes qui ne s’intégraient pas entre eux, rendant la planification de carrière difficile pour les étudiants. Handshake nous a permis de tout centraliser sur une seule plateforme, simplifiant grandement le processus pour nos étudiants. […] Le support que nous avons reçu de Handshake a dépassé nos attentes et a été constamment excellent. »
Miriam Kraneis, Directrice MBA Career Center, WHU
Conclusion
WHU s’engage à ouvrir la voie pour que davantage d’écoles allemandes rejoignent Handshake, renforçant ainsi les opportunités pour leurs étudiants. « Nous sommes impatients de faire connaître Handshake pour que d’autres écoles puissent aussi en voir les avantages », explique Miriam Kraneis, enthousiaste à l’idée d’élargir le réseau.
En résumé, la plateforme Handshake a simplifié la charge de travail, réduisant considérablement les tâches administratives et améliorant l’expérience utilisateur pour les étudiants via l’application mobile. Reflétant l’engagement de WHU envers l’excellence en éducation, l’équipe des services carrière a choisi Handshake comme la plateforme carrière la plus avancée et innovante disponible.
Bien que le partenariat entre WHU et Handshake en soit encore à ses débuts, il a déjà permis des avancées significatives dans l’amélioration des services carrière offerts aux étudiants, soulignant l’impact positif de l’adoption de nouvelles technologies dans l’éducation. Heike Hülpüsch, Directrice du Career Center, qui a mené la coopération et le processus d’implémentation, anticipe avec enthousiasme les étapes à venir.