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Astuces et conseils Handshake

Réussir l’audit Qualiopi en tant que Careers Centre

Créé en 2019, Qualiopi est devenu une préoccupation pour les organismes de formation.

Cet article a pour but de présenter cette certification, et en particulier l’impact sur les careers centre. Nous aborderons les points suivants :

  • Que faut-il savoir sur Qualiopi ?
  • Témoignage et retour d’expérience d’une école, l’INSEEC
  • Exemples concrets et fonctionnalités Handshake

Cet article a été rédigé en collaboration avec Olivier Baudin, consultant et auditeur Qualiopi. Olivier a une expérience de 10 ans dans le monde de l’Enseignement Supérieur, en tant que Directeur de la Formation continue (ISC Paris), Directeur Relations Entreprises et Service Carrière (ISG) et co-animateur du groupe de travail Relations Entreprises de la CGE.

Que faut-il savoir sur Qualiopi ?

Qualiopi est la certification qualité unique appartenant au Ministère du Travail qui concerne tous les OPAC (Organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences).‍

FOCUS

Faire la différence entre certification et accréditation :

Certification = Respect des exigences sur les processus, produits, services = normes de qualité telles que ISO 21001, ISO 9001 ou Qualiopi

Accréditation = compétence technique et organisationnelle par un tiers accrédité,

AACSB, AMBA, Equis, CTI avec parfois des auditeurs qui sont des pairs.

Qualiopi est obligatoire pour accéder aux financements publics mutualisés (OPCO/Branches professionnelles et financement Apprentissage, France Travail, CPF notamment). La certification est délivrée sur un cycle renouvelable de 3 ans avec un audit de surveillance intermédiaire (entre 14 et 22 mois) pour vérifier la mise en œuvre effective des processus. L’audit revient donc tous les 18 mois environ, l’important sera alors de mettre en place les bonnes pratiques pendant tout ce temps plutôt que de le faire en urgence. La certification est délivrée par un Organisme Certificateur tiers agréé COFRAC.

Le référentiel est découpé en 7 critères et 32 indicateurs avec un enchaînement logique tout au long du processus de formation (de l’amont à l’aval) :

1- processus de réalisation

  • Critère 1 Informer le public
  • Critère 2 Concevoir la formation : objectifs et adaptation de la formation
  • Critère 3 Mettre en œuvre et adapter les prestations

2- processus support, mise en œuvre des ressources

  • Critère 4 Maîtriser les moyens et ressources mis à disposition
  • Critère 5 Maîtriser les compétences des personnels chargés de la prestation

3- processus management, pilotage du système

  • Critère 6 Réaliser une veille sur son environnement professionnel
  • Critère 7 Se faire évaluer et réaliser une démarche d’amélioration continue

Pour en savoir plus sur les critères cliquez ici (https://certif-icpf.org/articles/7-criteres-qualiopi).

Les careers centre seront surtout sollicités pour les critères 2, 3, 6 et 7. Qualiopi repose sur des obligations de moyens et non de résultat. L’auditeur ne s’intéressera qu'à des éléments formels de suivis et de procédure. Le maître mot est la traçabilité des actions. Un maximum d'éléments doit être mis par écrit, par mail ou dans des tableaux. Des procédures entières devront être rédigées et les éléments de preuve devront attester de l’existence et de la véracité de la procédure.

Réussir l’audit Qualiopi en tant que Careers Centre

FOCUS

Les établissements d’enseignement supérieur sont réputés satisfaire à l'obligation de certification s’ils bénéficient de l’exemption précisée au II de l’article L. 6316-4 du code du travail. Sont concernés :

  • les établissements d’enseignement supérieur publics accrédités après évaluation par le HCERES
  • les établissements d’enseignement supérieur privés d’intérêt général (EESPIG)
  • les établissements d’enseignement supérieur accrédités par la CTI à délivrer un titre d’ingénieur

Tous les autres établissements privés doivent être certifiés Qualiopi !

Témoignage

Marina Galderisi, Directrice Careers Centre, Relations entreprises & Apprentissage à l’INSEEC Grande École a partagé son retour d’expérience. Elle a participé à la première certification de l’école en 2020, obtenue alors pour 4 ans. Le renouvellement est donc programmé pour cette année.

Marina encourage à nommer un référent qualité, tout en gardant à l’esprit que l’audit est un travail d’équipe où chacun est appelé à intervenir dans des indicateurs précis. Le référent va avoir pour mission d’informer les collaborateurs de la structure sur leur rôle. Il assure également la maîtrise du référentiel, facteur clé de réussite.

Elle a trouvé très profitable de réaliser un audit blanc en amont de l’audit officiel pour mettre les équipes en condition et pouvoir rectifier les écarts.

Une attention particulière doit être portée à la création et l’animation du tableau d’amélioration continue. Ce tableau est l’élément de preuve central pour les audits de suivi et de renouvellement.

Exemples

En s’appuyant sur 3 critères de la norme, voici une liste, non exhaustive, des éléments de preuves qui peuvent être mis en place du côté des services carrières. Nous préciserons en parallèle les fonctionnalités de la plateforme Handshake qui peuvent contribuer à une gestion facilité de ces actions.

Pour chaque critère, les careers centre, ou tout autre équipe concernée, doivent créer un document décrivant toutes les actions et procédures mises en place.

Critère 3.12 “Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.

Éléments de preuve qui peuvent être apportés, liste non exhaustive :

  • Tableau de suivi de l’apprenti en entreprise
  • Suivi durant la période d’essai et questionnaire aux entreprises
  • Bilan d’évaluation semestriel demandé aux entreprises
  • Réunions d’information pour les apprentis
  • Réunions avec les Maîtres d’apprentissages (MA)
  • Tableau de suivi de l’assiduité etc.

Parmi les fonctionnalités Handshake, l’outil d’e-mailing intégré va permettre de centraliser toute la communication entre entreprises et étudiants. Le module de parcours étudiant permet de suivre l’implication des étudiants et leur participation aux différentes réunions, ainsi que de vérifier s’ils prennent connaissances des ressources mises à disposition dans le module dédié.

Critère 6.29 “Le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences.”

Éléments de preuve qui peuvent être apportés, liste non exhaustive :

  • Actions visant à favoriser l’insertion professionnelle des apprenants: forums, ateliers CV/lettre de motivation…, coaching, réseau Alumni
  • Actions de promotion poursuite d’étude
  • Partenariats avec des acteurs de l’insertion/emploi et avec le monde professionnel
  • Diffusion d’offres d'apprentissage et d'emploi

Pour tout événement et forum, il est possible de suivre la participation des étudiants grâce au module de gestion des présences sur Handshake. Handshake permet également de suivre l’engagement et la participation des étudiants aux rendez-vous de coaching et aux ateliers à un instant T. Ces derniers peuvent également peuvent être inscrits dans le parcours étudiant. La diffusion des offres est sous le contrôle complet de l’école qui peut choisir les modalités de visibilité propres à chaque partenaire entreprise.

Critère 7.32 “Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations”

Mise en place d’une démarche d’amélioration continue avec :

  • Traçabilité des actions
  • Tableau de suivi complet avec enregistrement des difficultés remontées: suivi des étudiants en stage/app, actions mises en place et résultats
  • Analyse régulière (programmée)
  • Enquêtes internes de satisfaction étudiants, vie étudiante, qualité / contenu des cours
  • Enquêtes auprès des entreprises

Handshake peut apporter un support en permettant de garder une trace de toutes les actions mises en place avec la plateforme. Les indicateurs peuvent être suivis en temps réel et il est possible de mettre en place des rapports qui seront générés automatiquement et envoyés régulièrement aux personnes sélectionnées. Le module enquête est utilisable aussi bien pour les étudiants qu’à destination des entreprises.

FOCUS

Demandes possibles lors de l’audit :

Dossier d’un étudiant depuis le concours d’entrée jusqu’à la diplomation : Résultat du concours d’entrée, jury d’admission, bulletins semestriels, récapitulatif de l’assiduité, conventions de stage ou contrat d’apprentissage, mobilité internationale; évaluation des entreprises en stage / apprentissage, vie associative, rapports de stages / apprentissage, exemple de partiel, mémoire de fin d’études, jury de diplôme.

À retenir

Redoutée parfois, la démarche Qualiopi est pourtant une occasion de formaliser les processus internes et trouver des axes d’amélioration.

Plus la démarche sera anticipée et organisée, mieux l’audit se déroulera. Et pour mettre en place une méthode de travail efficace, équipe et outils sont à choisir avec soin. La traçabilité des informations et l’amélioration continue sont les piliers critiques pour assurer un service et un suivi de qualité auprès des étudiants, premiers clients de nos organismes de formation.

Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur Qualiopi, contactez-nous.

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